Perencanaan SDM

Pada saat ini kita berada pada era globalisasi yang ditandai dengan terbukanya arus informasi, barang, jasa, dan tenaga kerja baik antar negara maupun antar bangsa. Dampak langsung era globalisasi antara lain semakin meningkatnya intensitas hubungan antar bangsa, meningkatnya ketergantungan antar negara serta meningkatnya skala persaingan global yang tidak lagi mengenal batas-batas suatu negara. Perubahan lingkungan strategis yang begitu cepat sebagai dampak langsung globalisasi disamping sangat berpengaruh terhadap semua aspek kehidupan manusia seluruh dunia, juga berpengaruh secara signifikan terhadap eksistensi setiap organisasi baik organisasi bisnis, organisasi publik maupun organisasi social

Persaingan global tidak lain merupakan suatu keniscayaan yang tidak dapat dihindari lagi oleh setiap organisasi jenis apapun. Persaingan yang begitu ketat dan keras menciptakan sebuah kondisi dimana hanya organisasi yang memiliki keunggulan kompetitif yang dapat mempertahankan eksistensinya dan memenangkan berbagai persaingan lokal, regional maupun global. Oleh karena itu untuk memenangkan persaingan yang dimaksud, setiap organisasi dituntut untuk mampu terus beradaptasi terhadap setiap  perubahan lingkungan strategis yang sangat cepat serta dituntut untuk mampu menciptakan inovasi-inovasi atau temuan-temuan  secara terus-menerus di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan rekayasa sosial sehingga memiliki keunggulan yang memiliki standard competency yang diakui secara internasional, baik bilateral ataupun multilateral karena hal ini mengandung prinsip mutual recognition.

Salah satu prasyarat dasar untuk dapat menciptakan keunggulan kompetitif adalah ketersediaan sumber daya manusia yang andal dan kompeten sesuai dengan karakteristik organisasi itu sendiri, yaitu visi, misi dan tujuan strategis organisasi merupakan core competence untuk dapat membangun sikap dan perilaku organisasi yang mampu menghadapi berbagai gejala perkembangan dunia dimasa yang akan datang. Dengan demikian dalam memasuki kondisi persaingan yang semakin tajam dan ruang gerak yang kian menyempit memiliki implikasi need of achievement (kebutuhan akan prestasi) yang mampu mendorong kinerja superior dan berkontribusi secara optimal dalam iklim kompetensi yang sehat guna mempertahankan eksistensi dan organisasi yang unggul dalam menghadapi berbagai persaingan. Globalisasi memang cenderung indentik dengan kompetisi, tapi pada saat bersamaan mulai timbul kesadaran bahwa situasi kompetisi tersebut mendorong perlunya strategi kerjasama,oleh karenanya dibutuhkan manajemen dan sumber daya manusia yang berwawasan lintas dan negara atau bersifat global, yang berpeluang untuk mendorong pengelolaan kegiatan produktif dan cakap membangun jaringan pemasaran yang lebih luas serta melembaga diantara pihak-pihak yang terkait.

B. Perencanaan Sumberdaya manusia

               Perencanaan sumber daya manusia adalah proses menilai kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia kemudian menigtegrasikan antara keduanya. Perencanaan dilakuakan untuk menentukan keputusan seperti apa yang akan dilakukan jika ketersediaan sumber daya manusia naik dan apabila turun serta bagaimana integrasinya untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Peran perencanaan sumber daya manusia dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.    Mendukung fungsi organisasi, ada dua strategi yaitu :

a.    Starategi diversifikasi untuk implementasi jangka panjang

b.    Strategi Low Cost, strategi ini digunakan untuk sumber daya manusia yang menyukai rutinitas

2.    Pendukung sub – sub fungsi organisasi

Proses perencanaan sumberdaya manusia

Perencanaan sumber daya manusia akan menentukan keputusan – keputusan program sumber daya manusia, terutama keputusan tentang ada tidaknya rekrutmen dan seleksi.

A. Peramalan

Proses ini dilakukan untuk memprediksi suplai dan kebutuhan berbagai kualifikasi sumber daya manusia.

Peramalan kebutuhan

Peramalan kebutuhan secara kuantitatif dapat diramalkan dengan menggunakan model korelasi.penggunaan krelasi didasarkan pada asumsi bahwa kebutuhan sumber daya manusiatidak terlepas dari aktifitas yang lainnya dalam suatu organisasi. Pendekatan ini sering kali kurang tepat karena akan dipengaruhi berbagaai macam faktor seperti perubahan lingkungan.

Peramalan penawaran sumber daya manusia

Dilakukan berdasarkan pengalaman masa lalu maupun kberdasarkan pertimbangan. Salah satu prosedur statistik yang dapat digunakan untuk meramal adalah matriks transisional. Peramalan statistik ini perlu dilengkapi dengan teknik delphi. Tepknik ini akan sama dengan teknik kelompok nominal, namun para peramal tidak bertatap muka satu dengan yang lainnya.

3.    Peramalan kekurangan atau kelebihan sumber daya manusia

perbedaan antar kebutuhan karyawan keseluruhan dan persediaan sekarang menunujukkan kebutuhan bersih yang harus dipenuhi melalui penarikan tenaga kerja. Persediaan akan tenaga kerja yang memenuhi standar pelaksanaan kerja memungkinkan perusahaan menyelarasskan jumlah sumber daya manusia keseluruhan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kebutuhan bersih sumber daya manusia menyangkut pengalaman, umur, jenis kelamin, perkiraan jumlah pensiun, terminasi dan transfer tenaga kerja yang diinginkan.

B. Penetapan tujuan

penetapan tujuan diperlukan untuk memfokuskan perhatian dan atau sebagtai dasar penilaian atas usaha yang dilakukan dalam menghadapi kelebihan atau kekurangan sumber daya manusia. Tujuan harus memuat antara lain apa yang kan dilakukan terhadap sumber daya manusia ( program ), dan periode waktu tujuan tersebut terealisasi

C. Perencanaan strategis

langkah ini menentukan cara–cara yang akan digunakan untuk menghadapi kelebihan dan kekurangan tenaga kerja. Cara yang diambil akan dapat mempengaruhi kenirja perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang, hal lain yang perlu diperhatikan adalah akibat strategi yang diambil terhadap sumberdaya manusia.

D. Implementasi Program

setelah perencanaan strategis dilakukan maka tahap berikutnya ialah implementsai program. Tahap ini perlu ada kejelasan tentang siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanan program dan wewenang apa yang dimilikinya. Jika program ternyata tidak efektif maka harus segera diambil tindakan–tindakan tertentu untuk mengefekltifkan tujuan yang telah ditetapkan.

E. Evaluasi program

tujaun utama tahap ini adalah meyaklinkan bahwa progaram telah terencana dengan baik. Disamping itu tahap ini bermanfaat untuk mengetahui hal – hal yang mungkin bverjalan tidak sebagaimana mestinya. Sebenarnya proses evaluasi dapat dilakukan ketika progaram berjalan maupun setelah selesai dijalankan.

Hasil perencanaan sumber daya manusia menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk merencanakan program rekruitmen karyawan baru sesuai kebutuhan organisasi . Departemen sumber daya manusia memiliki tanggung jawab penuh terhadap program yang diselengggarakan untuk mendukung pencapaian sasaran yang telah ditetapkan

Seleksi

Pada umumnya formasi yang lowong disebabkan adanya Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi, yang kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara Karena tujuan pengadaan Pegawai Negeri Sipil untuk mengisi formasi yang lowong, maka penyeleksian Pegawai Negeri Sipil harus berdasarkan kebutuhan, baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang diperlukan. Setiap Warga Negara Indonesia mempunyai kesempatan yang sama untuk melamar menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Syarat-syarat tersebut tidak boleh didasarkan atas jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan, atau Daerah

Seleksi pelamar dilaksanakan dalam dua tahap, yaitu pemeriksaan administratif dan ujian seleksi Dalam pemeriksaan administratif, surat lamaran yang diterima diperiksa dan diteliti apakah sesuai dengan persyaratan yang diperlukan. Pemeriksaan surat lamaran secara fungsional oleh pejabat yang diserahi tugas urusan kepegawaian. Surat lamaran yang tidak memenuhi syarat administratif dikembalikan dan disebutkan alasan pengembaliannya. Surat lamaran yang memenuhi Ujian seleksi. Ujian penyaringan dilaksanakan dengan test kompetensi serta test kepribadian (psikotest). Dalam usaha menjamin obyektivitas penyelenggaraan ujian penyaringan penerimaan pegawai, maka ujian dilaksanakan secara tertulis. Ujian seleksi dilaksanakan dengan test kompetensi serta test kepribadian (psikotest). Dalam usaha menjamin obyektivitas penyelenggaraan ujian seleksi penerimaan pegawai, maka ujian dilaksanakan secara tertulis. Materi test kompetensi disesuaikan dengan kebutuhan persyaratan jabatan, meliputi pengetahuan umum, Bahasa Indonesia, kebijaksanaan pemerintah, pengetahuan teknis, dan pengetahuan lainnya. Materi ujian disusun sedemikian rupa sehingga pelamar yang akan diterima benar-benar mempunyai kecakapan, keahlian, dan/atau keterampilan yang diperlukan. Apabila dipandang perlu dapat diadakan ujian lisan berupa wawancara. Ujian lisan merupakan pelengkap dari ujian tertulis atau sebagai salah satu usaha untuk lebih mengetahui kecakapan pelamar syarat administratif disusun dan ditata secara tertib untuk memudahkan pemanggilan. Ujian keterampilan diadakan bagi pelamar untuk mengisi lowongan tertentu, misalnya untuk pelamar yang akan diangkat menjadi operator komputer atau pengemudi kendaraan bermotor. Ujian kepribadian (psikotest) diadakan untuk mengisi jabatan tertentu untuk mengetahui kepribadian, minat, dan bakat pelamar.
Penyelenggaraan psikotest disesuaikan dengan kemampuan instansi masing-masing.

Pelatihan

Secara umum, organisasi yang sehat adalah organisasi yang dapat melakukan tugas dan fungsinya secara benar. Kepincangan dalam salah satu sub sistem akan mengakibatkan terganggunya kelancaran organisasi itu sendiri. Jenis kepincangan atau penyakit itulah yang menentukan perlu tidaknya pendidikan dan pelatihan (diklat). Diklat  tidak ubahnya dengan pendidikan umum lainnya, dimana hasilnya ada  kemungkinan yang  tidak dapat dirasakan dan dilihat dengan segera. Diklat adalah upaya manusia untuk memahami kebutuhan dan kepentingan anggota dalam menjawab perubahan – perubahan yang terjadi dalam suatu organisasi.

Untuk melaksanakan suatu kegiatan diklat diperlukan pengetahuan dan ketrampilan kediklatan. Pelaksanaan suatu diklat harus benar – benar diperhitungkan dari segala segi, khususnya dari segi pembiayaannya. Melaksanakan suatu diklat berarti menanam (investasi) modal yang cukup besar yang harus membuahkan hasil yang sebanding dengan modal yang ditanamkan tersebut, sehingga organisasi  mendapat keuntungan berupa tenaga – tenaga yang terampil dan berkemampuan dalam melaksanakan  tugas – tugasnya .  Secara umum yang dimaksud dengan diklat  struktural adalah diklat  yang berkaitan dengan peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan menurut persyaratan – persyaratan jabatan struktural tertentu. Atau diklat  yang terdiri dari beberapa tingkat yang disesuaikan dengan kualifikasi yang diperlukan untuk memelihara kontinuitas pembinaan aparatur pemerintah. Diselenggarakan bagi pegawai negeri untuk meningkatkan kemampuan jabatan yang sama dan atau perpindahan jabatan yang setingkat serta persiapan bagi mereka yang akan di promosikan ke pangkat atau jabatan yang setingkat lebih tinggi. Diklat struktural  bertujuan meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, sikap dan kepribadian guna memenuhi persyaratan jabatan struktural dan pekerjaannya.  

Untuk melaksanakan suatu kegiatan diklat diperlukan pengetahuan dan ketrampilan kediklatan. Pelaksanaan suatu diklat harus benar – benar diperhitungkan dari segala segi, khususnya dari segi pembiayaannya. Melaksanakan suatu diklat berarti menanam (investasi) modal yang cukup besar yang harus membuahkan hasil yang sebanding dengan modal yang ditanamkan tersebut, sehingga organisasi  mendapat keuntungan berupa tenaga – tenaga yang terampil dan berkemampuan dalam melaksanakan  tugas – tugasnya .  Secara umum yang dimaksud dengan diklat  struktural adalah diklat  yang berkaitan dengan peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan menurut persyaratan – persyaratan jabatan struktural tertentu. Atau diklat  yang terdiri dari beberapa tingkat yang disesuaikan dengan kualifikasi yang diperlukan untuk memelihara kontinuitas pembinaan aparatur pemerintah. Diselenggarakan bagi pegawai negeri untuk meningkatkan kemampuan jabatan yang sama dan atau perpindahan jabatan yang setingkat serta persiapan bagi mereka yang akan di promosikan ke pangkat atau jabatan yang setingkat lebih tinggi. Diklat struktural  bertujuan meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, sikap dan kepribadian guna memenuhi persyaratan jabatan struktural dan pekerjaannya.  Adapun diklat tehnis adalah diklat  yang langsung berkaitan dengan pekerjaan atau tugas – tugas yang menuntut ketrampilan, pendidikan dan pelatihan yang sangat bermanfaat  sekali. Hasilnya bisa segera dapat dilihat, dirasakan, baik oleh si pegawai itu sendiri maupun oleh organisasinya. Diklat seperti ini misalnya  pelatihan komputer, keuangan, perpustakaan dan lain - lain. Sedangkan diklat fungsional  adalah diklat yang menyangkut pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan guna memenuhi persyaratan-persyaratan jabatan fungsional tertentu yang menyangkut peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan guna memenuhi persyaratan jabatan fungsional

Kelemahan dari perencanaan manajemen sumberdaya manusia di linkunagn PNS.

Perencanan MSDM pegawai negeri di indonesia masih dirasakan belum jelas. Hal-hal yang tercantum dalam perencanaan MSDM seperti penataan organisasi, peramalan kedepan, serta penetapan tujuan hanya bersifat formalitas, tanpa ada implementasi yang lebih lanjut. Banyak pemda melakukan study banding ke daerah lain yang lebih baik, yang tujuannya untuk mengikuti keberhasilan dari daerah tersebut. Akan tetapi hal tersebut tidak dilaksanakanya, lemudian disetiap perencanaan SDM di swasta pasti memiliki visi, misi dan tujuan yang terarah. Di organisasi pemerinah terlihat tidak ada visi dan misi yang jelas. Padahal visi dan misi akan menentukan arah organisasi tersebut. Selanjutnya adalah kelemahan-kelamahan yang lain dari perencanaan SDM yaitu: Kemudian perencanaannya msdm hanya bersifat pemenuhan kegiatan tidak dilaksanakan secara konsekuen, kurangnya evaluasi progam kegiatan.

Setelah melihat kekurangannya tentu kita harus mengetahui solusi yang harus dilakukan. solusi yang harus dilakukan adalah: menjalankan perencanaan SDM yang konsekuen sesuai dengan visi dan misi organsasi.

Kelemahan dari seleksi pegawai negeri sipil di Indonesia.

. Selama ini perekrutan pegawai negeri sipil yang ada, sebagian besar dilakukan dengan cara ujian massal yan dilakukan secara serentak di seluruh Indonesia. Dan terkadang hal ini dilakukan seperti program “padat karya” yang bertujuan mengurangi jumlah pengangguran yang terus bertambah akan tetapi ada juga yang melalui tenaga honorer. Yaitu mengangkat tenaga honorer yang telah mengabdi beberapa tahun. Akan tetapi saat ini masih terjadi rekruitmen yang masih bersifat KKN. Karena kedekatan, suap, serta karena keluarga. Hal ini akan mengakibatkan kinerja birokrasi tidak baik yang kemudan akan mengkibatkan budaya birokrasi yang korup dan tidak melayani masyarakat.

Menurut teori yang telah ada seleksi adalah: Berbagai tahapan proses pemilihan kandidat hasil rekrutmen yang memenuhi kriteria untuk ditetap-kan sebagai karyawan/pegawai. Rekritmen yang baik memilliki beberapa persyaratan yaitu Valid, reliable, legalitas serta kegunaan. Seleksi yang efekif memilki beberapa kriteria yaitu:  Selaras dengan tujuan, strategi, kultur, dan falsafah    manajemen   Integratif dengan fungsi-fungsi MSDM lain Fleksibel dalam mengikuti tuntutan perubahan jaman. Didalam masalah seleksi dan perekrutan pegawai negeri sipil tidak diatur secara spesifik. Kemudian prosesnya terlalu panjang, karena melalui dua menteri yaitu dalam negeri dan menteri pendayagunaan aparatur Negara, sehingga hal ini memerlukan waktu yang lama dalam proses perekrutan pegawai perangkat daerah. Kemudian proses perekrutan tidak sesuai dengan intregatif fungsi-fungsi msdm. Seperti dalam persyaratan rekritmen, melalaui test cpns, validitas recriutmen bisa terjaga, karena sesuai dengan ketentuan yang telah terukur, Akan tetapi didalam kegunaan, proses seleksi tidak sesuai denag apa yang ada dalam persyaratan rekruitmen, karena test cpns berbiaya mahal. Kemudian proses rekruitmen secara reliable dapat terjadi bias karena memerlukan waktu yang lama dalam pengurusanya. Apalagi dalam kenyataanya sering terjadi proses rekruitmen yang illegal dan bersifat KKN.       

Solusi

Pelatihan